7 Cara Sewa Gedung di TBY untuk Pameran dan Konser Musik
Taman Budaya Yogyakarta (TBY) selalu diandalkan sebagai wadah kreativitas warga Jogja. Seniman, budayawan, dan pelajar sering menggelar aktivitas seni yang memikat. Sebut saja pameran lukisan, fotografi, konser musik, sampai pertunjukan teater dan tari.
Dengan harga terjangkau, TBY menawarkan beragam gedung yang dapat disewa per hari. Makin menarik, lokasi yang ditawarkan strategis, yaitu tepat di jantung Kota Yogyakarta. Lalu bagaimana cara menyewa gedung di TBY untuk pameran dan konser musik? Ikuti prosedur di bawah ini.
1. Pilih jenis gedung di TBY
TBY menawarkan sejumlah gedung untuk pameran seni rupa maupun pertunjukan. Terdapat empat gedung yang ditawarkan untuk pertunjukan, dua di antaranya adalah gedung utama, yaitu Concert Hall dan Societeit Militaire, bisa dipakai untuk komersial dan non komersial. Sedangkan dua gedung untuk pertunjukan lainnya, amphiteater dan panggung terbuka, hanya boleh dipakai untuk non komersial. Sementara gedung khusus pameran seni rupa murni hanya ada satu di TBY, yaitu ruang pameran. TBY juga menawarkan ruang seminar.
Berikut daftar harga sewa gedung di TBY:
- Concert Hall kapasitas 800 penonton
Harga komersial umum: Rp12 juta per kegiatan
Harga komersial pelajar/mahasiswa: Rp7 juta per kegiatan
Harga non komersial: Rp3.500.000 per kegiatan - Societeit Militaire kapasitas 300 penonton
Harga komersial umum: Rp7 juta per kegiatan
Harga komersial pelajar/mahasiswa: Rp3.500.000 per kegiatan
Harga non komersial: Rp2 juta per kegiatan - Amphiteater kapasitas 100 penonton
Harga non komersial: Rp1.000.000 per hari - Panggung Terbuka kapasitas 300 penonton
Harga non komersial: Rp1.000.000 per hari - Ruang Pameran kapasitas 200 pengunjung
Harga komersial umum: Rp1.500.000 per hari
Harga non komersial: Rp1.000.000 per hari - Ruang Seminar kapasitas 100 orang
Harga non komersial: Rp1.000.000 per hari
2. Cek jadwal kosong di website TBY
Setelah menentukan jenis gedung, segera booking dan cek jadwal kosong di website resmi tby.jogjaprov.go.id. Reservasi gedung bisa dipesan secara online minimal empat bulan sebelum acara, atau selambat-lambatnya dua minggu sebelum acara.
Dalam website TBY, kamu bisa mememilih tanggal yang berwarna hijau, atau artinya masih tersedia. Sedangkan jika warna tanggal sudah berubah menjadi kuning, berarti gedung sudah dipesan. Sementara jika tanggal berwarna merah, artinya gedung sudah dibayar dan mendapatkan izin keramaian dari polisi setempat. Kamu tidak boleh memilih tanggal berwarna abu-abu ya, karena merupakan hari libur nasional atau cuti bersama.
3. Menulis proposal
Selanjutnya, kamu mulai menuliskan proposal acara kepada pihak TBY. Isi proposal harus mencakup konsep dan bentuk acara, termasuk sasaran penonton dan pengisi acara. Kamu juga wajib menyertakan susunan panitia, anggaran produksi, dan rundown acara pada hari H.
Apabila kamu menyewa gedung untuk kepentingan komersial, maka penjualan tiket dan jenis sponsor harus dimasukkan ke proposal. Sementara untuk membuka tenant, maka disarankan stand yang dijual adalah barang atau merchandise. Maksimal tujuh tenant barang yang boleh dibuka di TBY.
Sedangkan khusus tenant makanan atau minuman harus berupa kemasan, artinya, kamu dilarang membuat makanan atau minuman di tempat. Kamu bisa membuka maksimal tiga tenant untuk menjual makanan atau minuman di TBY.
4. Menyerahkan berkas administrasi
Serahkan berkas-berkas administrasi ke Ruang Pelayanan Taman Budaya Yogyakarta. Ada empat dokumen yang wajib diserahkan di awal pemesanan. Berikut rinciannya:
- Surat permohonan sewa gedung (ditujukan kepada Kepala Taman Budaya Yogyakarta)
- Proposal acara (panduan penulisan proposal dapat diunduh setelah reservasi gedung)
- Surat pernyataan kesanggupan dari TBY (format surat bisa diunduh setelah reservasi gedung)
- Naskah (khusus untuk pertunjukan teater)
- Contoh score lagu yang mau ditampilkan (khusus untuk konser musik)
Kamu juga wajib mengunggah tiga berkas secara online untuk keperluan digitalisasi arsip pemerintahan. Ketiga berkas ini adalah surat permohonan sewa gedung, proposal kegiatan, dan surat pernyataan kesanggupan dari TBY. Format masing-masing berkas berupa file pdf maksimal 1 Mb.
5. Izin ke Polsek Gondomanan atau Polresta DIY
Penyewa wajib mengajukan izin acara ke Polsek Gondomanan. Langkah ini bisa dilakukan apabila permohonan penyewaan gedung sudah resmi diterima TBY. Tanda permohonan kamu disetujui TBY adalah tanggal acaramu sudah berubah menjadi kuning di website. Izin ini selambat-lambatnya dapat diurus H-10 sebelum acara. Adapun jam pelayanan Polsek Gondomanan adalah Senin-Jumat pukul 08-00-14.30 WIB.
- Berkas yang diserahkan ke Polsek Gondomanan:
- Surat izin keramaian dari kegiatan (ditujukan kepada Polsek Gondomanan)
- Proposal dan rundown kegiatan
- Surat penggunaan gedung dari TBY
Namun perlu dipahami, syarat izin ke Polsek Gondomanan hanya untuk acara non komersial. Sedangkan acara komersial yang mengundang bintang tamu atau artis, kamu wajib izin keramaian ke Polresta DIY maksimal H-7 sebelum acara. Jangan lupa untuk membawa surat rekomendasi dari Polsek Gondomanan.
6. Melakukan pembayaran
Langkah terakhir adalah melakukan pembayaran ke pihak TBY. Kamu perlu memastikan harga sewa gedung di TBY sesuai dengan PERGUB DIY Nomor 3 Tahun 2024 Tentang Perubahan Tarif Retribusi. Sebelum membayar lunas, pastikan kamu sudah menyerahkan surat izin dari kepolisian ke pihak TBY.
Pembayaran dilakukan melalui transfer ke nomor rekening pihak TBY. Jika sudah selesai, serahkan bukti transfer ke WhatsApp pelayanan TBY. Tunggu penerbitan pembayaran resmi oleh pihak TBY.
Terakhir, kamu bisa mengecek tanggal yang kamu pesan di website TBY. Jika tanggal sudah berubah warna merah, artinya acaramu resmi dapat digelar. Segera unggah poster kegiatan pada akun pemesanan dengan file jpg, ukuran 1024x720 maksimal 2 Mb.
7. Pahami aturan di TBY
Kamu wajib menggelar acara kesenian dan kebudayaan dengan bertanggung jawab. Perlu dipahami, TBY bisa menjatuhkan sanksi jika proses pelaksanaan kegiatan mengandung unsur SARA (suku, agama, ras dan antar golongan). Sanksi ini berupa membatalkan penyewaan gedung secara sepihak.
Selain itu, TBY juga melarang acara perayaan keagamaan atau ibadah lintas agama. Acara kesenian atau kebudayaan juga tidak boleh mengandung kepentingan kampanye politik praktis. Termasuk dilarang menggelar pertunjukan teater untuk merayakan pimpinan partai politik.
Apakah kamu tertarik menggelar konser musik atau pameran di TBY? Segera booking melalui website resmi TBY. Atau kamu juga bisa datang langsung ke Jl. Sriwedani No.1, Ngupasan, Kecamatan Gondomanan, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta.
