Meski praktis, berkirim pesan melalui email tetap tidak luput dari kekurangannya sendiri. Salah satunya adalah adanya kemungkinan untuk mengirimkan pesan yang salah, seperti typo ataupun berkas yang tidak terlampir.
Tempat berkirim email seperti Gmail sudah memberikan fitur menarik ulang email dalam waktu tertentu untuk menghindari kesalahan itu. Namun, tahukah kamu bahwa kamu juga bisa memanfaatkan fitur schedule Gmail untuk menghindari kesalahan pada email?
Sesuai dengan namanya, fitur schedule memberikan penggunanya kesempatan untuk menentukan waktu pengiriman email. Jadi, meskipun kamu menulis dan mengirimkan email di jam 08.00, bisa saja kamu mengatur agar email itu terkirim di jam, 08.30, 09.00, atau bahkan di hari lain.
Email dapat diatur untuk terkirim paling cepat 3 menit setelah fitur diaktifkan. Misalnya, jika kamu mengirim email di jam 08.00 menggunakan fitur ini, maka paling cepat kamu dapat mengatur agar email terkirim di jam 08.03.
Pada dasarnya, untuk menghindari adanya kesalahan pada email, Gmail telah memberikan fitur undo. Sesuai Namanya, fitur ini berguna untuk menarik ulang email yang telah dikirimkan.
Fitur ini akan bekerja tepat setelah kamu mengirimkan email. Pada pojok kiri bawah akan tertera tulisan “message sent” untuk menandakan bahwa email telah terkirim disertai dengan tombol undo di sampingnya. Jika tombol tersebut ditekan, maka email akan secara otomatis terhapus dari daftar email yang sudah terkirim.
Fitur undo memang memiliki kegunaan yang besar. Namun, fitur itu juga memiliki batasan dan kekurangannya sendiri. Kekurangan yang pertama adalah adanya batas waktu penarikan email. Kamu hanya dapat menarik email maksimal 30 detik setelah email terkirim.
Padahal bisa saja kamu membutuhkan waktu lebih lama daripada itu untuk mengecek emailmu. Selain itu, bisa jadi rasa gugup membuatmu secara tidak sengaja menutup pilihan undo tersebut.
Fitur schedule bisa mengatasi masalah itu. Selama minimal 3 menit, kamu bisa mengecek kembali emailmu; apakah badan email sudah tertulis dengan baik tanpa typo, apakah lampiran sudah lengkap, dan lainnya. Fitur ini juga memberikan kesempatan bagimu untuk melihat tampilan email sebagaimana si penerima akan melihatnya nanti.
Pertama, tentunya kamu harus menulis email terlebih dahulu. Pastikan kamu sudah mengisi email tujuan dan juga subject email. Selanjutnya, perhatikan tombol “send” di pojok kiri bawah yang biasa kamu tekan ketika ingin langsung mengirim pesan. Di samping tombol itu terdapat tanda panah ke bawah. Klik panah, lalu klik tulisan “schedule send,” dan kamu akan melihat pilihan-pilihan waktu pengiriman.
Pastikan waktu yang tertera adalah sesuai dengan zona waktumu. Kemudian, kamu dapat memilih antara ketiga pilihan waktu pengiriman yang tersedia atau kamu dapat menentukan waktu sendiri dengan mengklik “Pick time & date.” Pilih waktu yang cocok untukmu dan email akan masuk pada daftar scheduled.
Setelah email kamu sudah masuk pada daftar scheduled, kamu dapat membuka kembali email dan mulai mengecek hal-hal yang ingin kamu cek hingga waktu pengiriman tiba. Kamu juga dapat membuka-buka lampiran yang ada.
Jika kamu tidak puas dengan email itu, kamu dapat mengklik “cancel send” pada pojok kanan atas dan mengedit ulang email. Kalau kamu telah puas, pastikan untuk mengecek kembali jam pengiriman email. Akan lebih baik apabila setelah waktu pengiriman email tiba, kamu mengecek apakah email itu memang sudah terkirim atau belum.
Proses mengirim email memang bisa menjadi hal yang cukup rumit. Semoga ide pemanfaatan fitur schedule ini bisa membantu mengurangi kesalahan dalam pengiriman email, ya! Apakah kamu punya tips dan trik lain dalam menggunakan email?