Rosita Si Penyelamat Sejarah Jogja, Butuh 5 Hari untuk Selembar Arsip

Untuk menjaga dokumen agar tetap terjaga kondisinya, Dinas Perpustakaan dan Kearsioan Kota Yogyakarta melakukan layanan Rosita, yaitu restorasi arsip penting kita, Petugas membutuhkan waktu sekitar lima hari untuk menyelamatkan satu lembar dokumen. 

Berbekal plastik mika, cairan antijamur, lem kertas, dan kertas tisu super tipis, petugas restorasi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta berusaha memperbaiki arsip tua milik pemerintah daerah setempat.

Surat dari salah satu dinas yang terlihat sudah usang dengan kertas yang berubah warna menjadi kecokelatan dan tulisan yang mulai pudar tersebut diangkat hati-hati karena kertas mudah robek.

"Cairan antijamur yang ditempatkan di botol khusus pun disemprotkan. Cairan selembut embun membuat kertas menjadi sedikit lembab. Namun, proses tersebut dijamin tidak merusak kertas tetapi justru akan menjaga agar tidak ada jamur yang muncul di kemudian hari," ujar Haeriah. 

Surat diletakkan di atas plastik mika yang berukuran lebih besar lalu ditutup dengan kertas tisu yang sangat tipis. Adonan lem pun disapukan agar kertas tisu dan arsip yang sudah tua menyatu.

"Kertas tisu ini sangat tipis jadi untuk meletakkannya harus sangat hati-hati karena mudah robek. Jika sudah robek, maka harus diganti baru," imbuh Haeriah.

Setelah sapuan lem dirasa cukup dan rata, proses selanjutnya adalah mengeringkan di rak khusus yang disusun bertumpuk. Proses pengeringan membutuhkan waktu sekitar dua hari. Arsip yang sudah kering kemudian dimasukkan ke mesin "press" agar kertas asli dan kertas tisu semakin menyatu. Proses penekanan dilakukan selama tiga hari.

"Sekali tekan bisa 50 sampai 75 lembar dokumen sekaligus," katanya dikutip Antara. 

Dokumen yang sudah hampir pulih seperti sediakala itu kemudian dipotong sesuai ukuran asli kertas dan disimpan kembali dalam map yang sudah diberi nomor sesuai urutan restorasi.

Haeriah mengatakan dokumen yang sudah menjalani proses restorasi mampu bertahan hingga sekitar 100 tahun. "Tulisan yang semula terlihat pudar juga bisa kembali terlihat dan bisa dibaca dengan jelas. Pinggiran kertas yang semula tidak rata akan kembali rata," katanya.

Jika terjadi kerusakan di tengah dokumen seperti robek atau berlubang, maka restorasi dilakukan tanpa menambah isi dokumen asalkan informasi lain yang ada di dalam dokumen dinilai masih cukup mendukung.

"Ada beberapa perlakuan khusus yang juga kami lakukan sebelum merestorasi dokumen atau surat. Misalnya melapisi kertas dengan lilin agar cap basah atau tulisan tidak luntur ketika disemprot cairan anti jamur," katanya.

Tidak hanya menyimpan arsip kertas, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta juga menyimpan puluhan ribu arsip foto terkait sejarah perjuangan hingga perkembangan Kota Yogyakarta. Jumlah arsip foto yang tersimpan tercatat sebanyak 22.485 nomor.

Untuk menjaga agar arsip dalam kondisi yang baik, maka dilakukan penyimpanan secara khusus selain alih media dengan cara digitalisasi. Arsip foto dalam bentuk fisik disimpan dengan memasukkannya ke dalam amplop khusus yang diberi keterangan dan nomor lalu disimpan di rak aluminium besar.

Salah satu foto yang dinilai cukup bersejarah dan tersimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah foto pertemuan Letkol Soeharto yang kemudian menjadi Presiden Indonesia dengan Jenderal Sudirman membahas pelucutan senjata tentara Jepang. Foto tersebut diakuisisi dari Pemerintah Jawa Tengah.

Selain itu, ada pula foto wali kota pertama Kota Yogyakarta yang dipilih langsung oleh Bung Karno.